Rechtskonforme Rechnungen in WooCommerce

WooCommerce Rechnungen sind das Thema, bei dem ich in Shop-Projekten die meisten Altlasten finde: Bestellbestätigungen, die als Rechnung durchgehen sollen, Nummernkreise mit Lücken, fehlende UID-Nummern – und im schlimmsten Fall eine Betriebsprüfung, die genau das beanstandet. WooCommerce ist ein hervorragendes Shopsystem, aber es wurde für den US-Markt entwickelt und kennt weder § 11 UStG noch GoBD. Rechtskonforme Rechnungen müssen Sie selbst nachrüsten – und das ist mit den richtigen Werkzeugen deutlich einfacher, als viele Betreiber glauben.

In diesem Artikel zeige ich, welche Pflichtangaben auf jede Rechnung gehören, wie Sie eine saubere Rechnungsnummerierung aufsetzen, welche Plugins sich in meinen Projekten bewährt haben und was Sie bei Aufbewahrung und Automatisierung beachten sollten – jeweils mit Blick auf Österreich und Deutschland.

Ein wichtiger Hinweis vorab: Ich bin Webentwickler, kein Steuerberater. Dieser Artikel ist keine Rechts- oder Steuerberatung, sondern eine technische Einordnung aus der Praxis. Für verbindliche Auskünfte zu Ihrem konkreten Fall sprechen Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.

Warum eine Bestellbestätigung keine Rechnung ist

WooCommerce verschickt nach jedem Kauf automatisch eine Bestellbestätigung per E-Mail. Viele Shop-Betreiber halten diese Mail für eine Rechnung – sie ist es nicht. Es fehlen fast immer die fortlaufende Rechnungsnummer, die UID-Nummer des Ausstellers, der korrekte Steuerausweis pro Steuersatz und häufig sogar die vollständige Anschrift des Verkäufers. Spätestens wenn ein B2B-Kunde eine ordentliche Rechnung für den Vorsteuerabzug verlangt, fällt das auf.

Dazu kommt: Die Bestellnummer von WooCommerce ist standardmäßig die interne Post-ID der Datenbank. Sie teilt sich den Nummernkreis mit Seiten, Produkten und Entwürfen – die Folge sind große, unregelmäßige Sprünge. Als fortlaufende Rechnungsnummer ist sie damit ungeeignet.

Falls Sie noch vor der Systementscheidung stehen: In meinem Beitrag zur Frage, welches Shopsystem sich für Ihren Onlineshop eignet, gehe ich auch auf die rechtlichen Rahmenbedingungen der verschiedenen Plattformen ein.

Pflichtangaben nach § 11 UStG (Österreich) und § 14 UStG (Deutschland)

Die Anforderungen in Österreich und Deutschland sind sich sehr ähnlich, weil beide auf der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie basieren. Eine vollständige Rechnung braucht in beiden Ländern:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Kunden
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren bzw. Art und Umfang der Leistung
• Tag der Lieferung oder Zeitraum der Leistung
• Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
• Anzuwendender Steuersatz und der Steuerbetrag in Euro
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
• UID-Nummer des Ausstellers (in Österreich ab 10.000 Euro Rechnungsbetrag zusätzlich die UID des Leistungsempfängers)

Bei den Details unterscheiden sich die beiden Länder aber durchaus – die wichtigsten Abweichungen habe ich hier gegenübergestellt:

Regelung	Österreich	Deutschland
Rechtsgrundlage	§ 11 UStG	§ 14 UStG
Kleinbetragsrechnung	bis 400 Euro brutto	bis 250 Euro brutto
Aufbewahrungsfrist	7 Jahre (§ 132 BAO)	8 Jahre für Rechnungen (seit 2025)
Kleinunternehmergrenze	55.000 Euro brutto (seit 2025)	25.000 Euro Vorjahr / 100.000 Euro laufendes Jahr (seit 2025)
Hinweispflicht Kleinunternehmer	§ 6 Abs 1 Z 27 UStG	§ 19 UStG

Kleinbetragsrechnungen: die Erleichterung für kleine Beträge

Für Rechnungen bis 400 Euro (AT) bzw. 250 Euro (DE) gelten vereinfachte Anforderungen: Kundenanschrift, Rechnungsnummer und getrennter Steuerausweis dürfen entfallen. In der Praxis rate ich trotzdem dazu, jede Rechnung vollständig auszustellen – ein gutes Plugin macht ohnehin keinen Unterschied zwischen 30 und 3.000 Euro, und B2B-Kunden erwarten vollständige Belege.

Rechnungsnummern: fortlaufend, eindeutig, nachvollziehbar

Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig sein – sie muss aber nicht zwingend lückenlos bei 1 beginnen. Entscheidend ist, dass der Nummernkreis systematisch und nachvollziehbar ist. Trotzdem sind unerklärbare Lücken das Erste, was bei einer Prüfung Fragen auslöst.

Meine Empfehlungen aus der Praxis:

• Vergeben Sie die Rechnungsnummer erst bei Rechnungsstellung, nicht bei Bestelleingang. Stornierte oder abgebrochene Bestellungen reißen sonst Löcher in den Nummernkreis.
• Nutzen Sie einen jahresbasierten Kreis wie 2026-0001. Das erleichtert die Zuordnung und den Jahresabschluss.
• Trennen Sie Bestellnummer und Rechnungsnummer sauber – die Plugins aus dem nächsten Abschnitt führen dafür einen eigenen Zähler.
• Wenn Sie parallel außerhalb des Shops fakturieren (z. B. Dienstleistungen), klären Sie mit der Steuerberatung, ob ein gemeinsamer oder getrennte Nummernkreise sinnvoll sind.

Kleinunternehmer: keine Umsatzsteuer, aber eine Pflichtklausel

Wer unter die Kleinunternehmerregelung fällt, weist keine Umsatzsteuer aus – muss das auf der Rechnung aber ausdrücklich begründen. Üblich sind Formulierungen wie „Umsatzsteuerbefreit gemäß § 6 Abs 1 Z 27 UStG“ (Österreich) bzw. „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ (Deutschland). Fehlt dieser Hinweis, ist die Rechnung formal fehlerhaft.

Technisch heißt das für WooCommerce: Steuersätze auf null setzen genügt nicht. Der Pflichthinweis muss auf der PDF-Rechnung und idealerweise auch im Checkout erscheinen. Gute Rechnungs-Plugins bieten dafür ein eigenes Textfeld; bei Germanized und German Market ist die Kleinunternehmer-Option direkt in den Einstellungen verankert.

Die Plugins, mit denen ich in Projekten arbeite

Für PDF-Rechnungen in WooCommerce haben sich bei mir drei Ansätze bewährt:

• WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips (WP Overnight): Der Klassiker mit über 300.000 aktiven Installationen. Die kostenlose Version erstellt PDF-Rechnungen mit eigenem Nummernkreis und hängt sie an die WooCommerce-Mails an. Die Pro-Version ergänzt Stornorechnungen, Proforma-Belege und UBL/E-Rechnungsformate.
• Germanized für WooCommerce (vendidero) oder WooCommerce German Market (MarketPress): Beide rüsten den kompletten Rechtsrahmen für den DACH-Raum nach – von der Buttonlösung über Pflichtinformationen im Checkout bis zu rechtskonformen PDF-Rechnungen in den Pro-Versionen. Wenn Ihr Shop ohnehin eine dieser Suiten nutzt, brauchen Sie kein zusätzliches Rechnungs-Plugin.
• Anbindung an die Buchhaltung: sevdesk, Lexware Office (ehemals lexoffice) oder FreeFinance (Österreich) lassen sich per Schnittstelle anbinden. Die Rechnung entsteht dann direkt im Buchhaltungssystem – das löst auch das Thema Unveränderbarkeit elegant, weil diese Systeme dafür zertifiziert sind.

Mein Rat: Entscheiden Sie sich für einen Weg. Ich habe schon Shops übernommen, in denen drei Rechnungs-Plugins parallel liefen – mit drei verschiedenen Nummernkreisen. Und bedenken Sie: Jedes dieser Plugins berührt steuerlich relevante Prozesse, Updates sollten daher zeitnah und kontrolliert eingespielt werden. Genau dafür gibt es meine laufende Betreuung und Wartung.

Automatisierung: vom Checkout bis in die Buchhaltung

Richtig eingerichtet, läuft der komplette Prozess ohne manuellen Eingriff: Die Bestellung geht ein, mit dem Zahlungseingang wechselt der Status auf „In Bearbeitung“, das Plugin erzeugt die Rechnung mit der nächsten Nummer, hängt das PDF an die Kundenmail und übergibt den Beleg per API an die Buchhaltung. Bei einem Shop mit 200 Bestellungen im Monat spart das schnell mehrere Arbeitsstunden – und eliminiert Tippfehler.

Ein paar Punkte, die ich bei jeder Einrichtung prüfe:

1. Wird die Rechnung beim richtigen Status erzeugt? Bei Vorkasse und Rechnungskauf ist der passende Auslöser ein anderer als bei Kreditkarte.
2. Stimmen die Steuersätze für alle Zielländer, inklusive OSS-Verfahren bei EU-Verkäufen?
3. Werden Gutschriften und Stornos sauber als eigene Belege erzeugt statt Rechnungen zu löschen?
4. Landet jeder Beleg zusätzlich in einem revisionssicheren Archiv außerhalb des Shops?

Für Sonderfälle – etwa gestaffelte B2B-Preise, Reverse Charge oder eigene Belegtypen – reicht die Plugin-Konfiguration manchmal nicht. Dann setze ich gezielte Erweiterungen um; das gehört bei mir zur individuellen WooCommerce-Entwicklung.

Aufbewahrung: GoBD, BAO und die E-Rechnung

Mit dem Erstellen der Rechnung ist es nicht getan – sie muss auch korrekt aufbewahrt werden. In Deutschland gelten die GoBD: Belege müssen unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar archiviert sein. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre (vorher zehn). In Österreich schreibt § 132 BAO sieben Jahre vor.

Wichtig aus technischer Sicht: Ein PDF im Uploads-Ordner von WordPress ist kein revisionssicheres Archiv. Der Ordner ist veränderbar, Backups überschreiben sich, und bei einem Serverumzug geht schnell etwas verloren. Ich richte deshalb immer eine zweite Ablage ein – entweder im angebundenen Buchhaltungssystem oder als automatischer Export in einen versionierten Speicher.

Und dann ist da noch die E-Rechnung: In Deutschland müssen Unternehmen im B2B-Bereich seit 2025 strukturierte E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen können; die Pflicht zur Ausstellung folgt stufenweise ab 2027. In Österreich gilt die E-Rechnungspflicht bislang vor allem gegenüber dem Bund. Wer heute ein Rechnungs-Setup neu aufbaut, sollte ein Plugin wählen, das ZUGFeRD oder UBL bereits beherrscht – dann ist der Umstieg später ein Konfigurationsschalter statt eines Projekts.

Die fünf häufigsten Fehler aus der Praxis

1. Die WooCommerce-Bestellnummer wird als Rechnungsnummer verwendet – mit Lücken und Duplikatsrisiko.
2. Der Kleinunternehmer-Hinweis fehlt auf der Rechnung, obwohl keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.
3. Rechnungen werden bei Stornos nachträglich verändert oder gelöscht, statt Gutschriften zu erzeugen.
4. PDF-Belege liegen ausschließlich im Uploads-Ordner und tauchen in keinem Backup-Konzept auf.
5. Steuersätze für EU-Lieferungen sind veraltet, weil das OSS-Verfahren nie sauber eingerichtet wurde.

Fazit

WooCommerce kann rechtskonforme Rechnungen – aber nicht ab Werk. Mit einem soliden Rechnungs-Plugin, einem sauberen Nummernkreis, dem richtigen Kleinunternehmer-Setup und einer durchdachten Archivierung ist das Thema in wenigen Stunden erledigt und läuft danach jahrelang automatisch. Die Kombination aus Pflichtangaben, GoBD bzw. BAO und der kommenden E-Rechnung wirkt auf den ersten Blick einschüchternd, ist technisch aber gut lösbar.

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Shop Rechnungen korrekt erzeugt – oder wenn Sie den Prozess von der Bestellung bis zur Buchhaltung automatisieren möchten – schreiben Sie mir. Ich schaue mir Ihr Setup an und sage Ihnen ehrlich, was fehlt und was nicht.